Für VDKC-Chöre, die am GEMA-Pauschalvertrag teilnehmen

Der VDKC hat mit der GEMA einen Vertrag abgeschlossen, wonach die GEMA-Vergütungsansprüche für Konzerte des E- und U-Musik-Repertoires abweichend vom Tarif, pauschal durch Zahlungen des VDKC abgegolten werden. Grundlage des Vertrages ist die maximale Zahl der aktiven Sängerinnen und Sänger auf der Bühne. Diese Anzahl wird mit der Chormeldung zu Jahresanfang an den VDKC übermittelt und gilt für das laufende Jahr. Der VDKC erhebt auf dieser Grundlage einen Pauschalbetrag nach dem aktuell gültigen Satz. Damit kann der Chor jeweils bis vier Wochen nach einer Aufführung eine nicht begrenzte Anzahl von selbst veranstalteten Aufführungen in Deutschland, an denen der Chor auch selbst mit mind. 50%igem Anteil mitwirkt, durchführen. Ausnahmen bilden Benefizkonzerte für Dritte, Gottesdienste und Vespern. Mit dem jährlichen Pauschalbetrag sind für den Chor sämtliche GEMA-Verpflichtungen in dem laufenden Jahr beglichen.

1.) Datenbekanntgabe im Vorfeld durch Eintragung in den VDKC-Internetkalender

Die Meldung erfolgt per Eintrag im VDKC-Konzertkalender auf www.vdkc.de durch den Chor selbst. Der Zugang zum Konzertkalender erfolgt über den choreigenen Mitgliederbereich und mit den jährlich in der Chormeldung übermittelten Zugangsdaten mit einer Frist von mindestens vier Wochen vor Durchführung. Die Meldung soll die wichtigsten Konzertdaten enthalten, wie Datum, Aufführungsort, Werke, Ausführende. Wir empfehlen jedoch, die Veranstaltungen mit einem Vorlauf von 3 Monaten in den Kalender einzutragen. Erfahrungsgemäß wird so eine bessere Wahrnehmung durch Internetnutzer und Suchmaschinen gewährleistet sowie eine langfristige Terminplanung ermöglicht. Kurzfristige Änderungen oder Ergänzungen zu Solisten, Programmänderungen etc. können jederzeit noch vorgenommen werden.

Mit dem Eintrag in den Konzertkalender gilt die vertragsgemäß vorzunehmende Anmeldung bei der GEMA als erfüllt.

Die ausführlichen Hinweise zum Umgang mit dem Mitgliederbereich sind nachzulesen unter: www.vdkc.de/cms/images/gspdfs/mitgliederbereich.pdf

2.) Dateneinreichung nach der Veranstaltung

Unverzüglich im Anschluss an die Veranstaltung, spätestens jedoch bis vier Wochen nach der Veranstaltung, erhält der VDKC das vollständig ausgefüllte GEMA-Formular nebst zwei Exemplaren der Titelliste/Programmheft/Flyer, aus denen die zur Aufführung gekommenen Werke und ihre Urheber ersichtlich sind, per Post. Zum Postversand befindet sich auf Seite 1 des GEMA-Formulars bereits die gedruckte Adresse des VDKC. Eines der Programmhefte (ebenso wie Plakate, Handzettel und Kritiken) übersendet der VDKC zur dauerhaften Aufbewahrung für die Nachwelt an das Stadtarchiv Neuss.

Bitte füllen Sie das Formular vollständig aus. Wichtig ist zudem, dass Angaben zur exakten Höhe der Einnahmen aus Kartenverkauf und Besucherzahlen gemacht werden (nicht gerundet), da diese die Grundlage der Berechnung für die GEMA bilden.

Sollte es sich bei der Veranstaltung um eine Chorveranstaltung mit anschließendem geselligen Teil handeln, senden Sie bitte das ausgefüllte GEMA-Formular (Seite 3) ein.

Es ist ebenfalls möglich, die GEMA-Abrechnung per E-Mail an den VDKC gema(at)vdkc.de vorzunehmen. Hier wird pro Aufführung eine Abrechnungsdatei akzeptiert. Alle benötigten Angaben für die Abrechnung werden in dieser *.pdf abgefragt. Eine Archivierung dieser Choraktivität in Neuss ist bei elektronischen Dokumenten jedoch nicht möglich.

Übersendungsmöglichkeiten

Vollständig ausgefülltes GEMA-Formular (Seite 1) + 2 Exemplare der Titelliste/Programmheft/Flyer, aus denen die zur Aufführung gekommenen Werke und ihre Urheberinnen und Urheber ersichtlich sind. Bitte das Formular nicht mit Heftklammern tackern.

2. Elektronische Übersendung:

Vollständig ausgefülltes GEMA-Formular (Seiten 1 und 2) entweder

• GEMA-Formular (eine! PDF-Datei) komplett ausgefüllt (Seiten 1 und 2 bei Konzerten bzw. 1 und 3 bei geselligen Veranstaltungen)
  mit folgendem Namen:
  Aufführungsdatum(JJJJ-MM-TT)_Chorname_Aufführungsort.pdf
  [Beispiel: 2022-02-08_Musterchor Musterhausen_Gasthausen_Festhalle.pdf]

• Kombination GEMA-Formular und eigenes Programm (in einer! PDF-Datei) GEMA-Formular ausgefüllt (Seite 1) mit Programm mit folgendem Namen:
  Aufführungsdatum(JJJJ-MM-TT)_Chorname_Aufführungsort.pdf
  [Beispiel: 2022-02-08_Musterchor Musterhausen_Gasthausen_Festhalle.pdf]

3.) VDKC-Logo

Um Rückfragen und Beitragsaufforderungen der örtlichen GEMA-Direktionen zu vermeiden (aber auch zur Stärkung des VDKC-Netzwerkes!), sind die Chöre aufgefordert, einen Vermerk in Programm und Briefbogen „Mitglied im Verband Deutscher KonzertChöre“ oder „Mitglied im VDKC“ zu platzieren.

Das Logo ist in diversen Varianten auf der VDKC-Internetpräsenz zu finden unter: Service/Downloads/Logo.

4.) Oft gestellte Fragen zum Formular

GEMA-Formular Seite 1:

• In das Feld „Mitglieds-Nr. im VDKC“ ist die fünfstellige Schlüsselnummer des Chores einzutragen, die in der jährlich zugeschickten CHORMELDUNG zu finden ist.
• Das Feld GEMA Kundennummer kann leer bleiben.
• Bitte geben Sie Telefonnummer und E-Mail-Adresse an, damit eventuelle Rückfragen auf kurzem Wege möglich sind.
• Bei „Eintrittsgeld/Kostenbeitrag (Höchstbetrag)“ ist nach der teuersten Eintrittskarte gefragt.
• Bei Aufführungen mit freiem Eintritt sind sowohl in dieses Feld als auch in das Feld „Einnahmen aus Kartenverkauf“ 0 Euro einzutragen (etwa erhaltene Spenden sind hier nicht anzugeben).
• Die elektronische Signatur am Ende des Dokumentes ist verzichtbar.

5.) Weitere Hinweise

• Einträge im Konzertkalender können von den Chören überarbeitet (editiert) aber nicht gelöscht werden. Sollte einmal eine Veranstaltung nicht stattfinden, genügt ein Löschauftrag an das Generalsekretariat info(at)vdkc.de
• Die richtige Schreibweise des Verbandes lautet: „Verband Deutscher KonzertChöre“.
• Das VDKC-Logo kann auf Printmedien notfalls auch farblich angepasst werden, wenn sich die VDKC-Farben mit dem verwendeten Farbkonzept absolut nicht verbinden lassen.
• Die Herstellung von Tonträgern und auch die Verwendung von Audiodateien auf Internetseiten ist nicht Bestandteil des VDKC-Pauschalvertrages. Hier werden andere Urheberrechte berührt, für deren Nutzung der Chor eine eigene Lizenz bei der GEMA beantragen muss. Durch Hinweis auf die Teilnahme am VDKC-Pauschalvertrag gewährt die GEMA einen Gesamtvertragsnachlass in Höhe von 20%.

6.) Tipps

• Wir empfehlen, das Prozedere in die Hände von einer verantwortlichen Person des Chores ausführen zu lassen, die dann stets für die Erledigung zuständig ist.
• Das GEMA-Formular lässt sich auf den heimischen Rechner laden und mit den ausgefüllten Basisdaten abspeichern, so kann jede neue Aufführung mit wenigen aktuellen Ergänzungen eingetragen werden.

Der Pauschalvertrag mit der GEMA ist für die VDKC-Mitgliedschöre ein wesentliches Hilfsmittel bei den Konzertaktivitäten und bedeutet eine erhebliche wirtschaftliche Ersparnis. Entsprechend sorgfältig sollte die Umsetzung gehandhabt werden. Insbesondere die Einhaltung der Fristen muss gewährleistet werden. Eine rückwirkende Abrechnung ist nicht möglich.

VDKC
01.03.2023