Vorstand ohne Mitgliederversammlung? Ausnahmeregelungen bis 31.12.2020

Das gesamte Kultur- und Vereinsleben ist aktuell besonders schwer von den Folgen der Corona-Krise betroffen. Doch nicht nur der schmerzliche Verzicht und die Absage von Konzerten und Veranstaltungen bereitet den Vereinen Sorge, auch die Frage nach dem Umgang mit den Vereinsregularien beschäftigt viele: Mitgliederversammlungen, Entscheidungsbefugnisse des Vorstandes, Mitgliedsbeiträge, Mittelverwendung oder drohende Spendenausfälle sind nur einige Beispiele von Problemfeldern.

Mit Unterstützung des Internetportals www.vereinsknowhow.de erläutern wir den aktuellen Beschluss der Bundesregierung zum Vereinsrecht:

Gesetzesänderung zu Vereinfachung von Mitgliederversammlungen
Der Bundestag hat am 28. März 2020 eine Flexibilisierung des Vereinsrechts bis zum 31. Dezember 2020 in Kraft gesetzt, welches das Vereinsleben erleichtert („Gesetz zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht“). Dies betrifft v.a. zwei Problemstellungen: die automatische Amtszeitverlängerung, wenn keine Neuwahl des Vorstandes möglich ist und die Beschlussfassung ohne Versammlung.

Artikel 2, § 5 des Gesetzes gilt zunächst nur für Mitgliederversammlungen, die 2020 stattfinden, und hat folgenden Wortlaut:

(1) Ein Vorstandsmitglied eines Vereins oder einer Stiftung bleibt auch nach Ablauf seiner Amtszeit bis zu seiner Abberufung oder bis zur Bestellung seines Nachfolgers im Amt.
(2) Abweichend von § 32 Absatz 1 Satz 1 des Bürgerlichen Gesetzbuchs kann der Vorstand auch ohne Ermächtigung in der Satzung Vereinsmitgliedern ermöglichen,
1. an der Mitgliederversammlung ohne Anwesenheit am Versammlungsort teilzunehmen und Mitgliederrechte im Wege der elektronischen Kommunikation auszuüben oder
2. ohne Teilnahme an der Mitgliederversammlung ihre Stimmen vor der Durchführung der Mitgliederversammlung schriftlich abzugeben.
(3) Abweichend von § 32 Absatz 2 des Bürgerlichen Gesetzbuchs ist ein Beschluss ohne Versammlung der Mitglieder gültig, wenn alle Mitglieder beteiligt wurden, bis zu dem vom Verein gesetzten Termin mindestens die Hälfte der Mitglieder ihre Stimmen in Textform abgegeben haben und der Beschluss mit der erforderlichen Mehrheit gefasst in Textform abgegeben wurde.

Automatische Verlängerung der Amtszeit des Vorstandes
Die meisten Vereinssatzungen sehen eine feste Amtszeit für den Vorstand vor – auch wenn das gesetzlich nicht erforderlich ist. Bei einer solchen Amtszeitbegrenzung empfiehlt sich eine Verlängerungsklausel, nach der der Vorstand bis zur Neuwahl im Amt bleibt. Häufig fehlt diese Klausel in der Satzung. Das hat problematische Folgen: Die Amtszeit endet dann automatisch und der Verein ist ohne rechtmäßigen Vorstand. Leider führt das aktuelle Versammlungsverbot nicht selten zu genau diesem Zustand.

Artikel 2, § 5 Abs. 1 des Gesetzes ermöglicht, dass Vorstandsmitglieder auch nach Ablauf ihrer Amtszeit zunächst im Amt bleiben, d.h. eine Wieder- oder Neubestellung nicht zwingend erforderlich ist, um den Verein handlungsfähig zu erhalten.

Hinweis: Natürlich kann kein Vorstandsmitglied zur Fortsetzung des Amts gezwungen werden. Er müsste dann aber, wenn die Neuregelung in dieser Form in Kraft tritt, ausdrücklich zurücktreten. Dazu genügt eine formlose Erklärung einem anderen vertretungsberechtigten Vorstandsmitglied gegenüber.

Virtuelle Mitgliederversammlung
Dass eine virtuelle Mitgliederversammlung (d.h. mit internetzgestützten Kommunikationsmedien, wie z.B. Videokonferenz o.ä.) zulässig ist, hat die Rechtsprechung bereits bestätigt (Oberlandesgericht Hamm, Urteil vom 27.09.2011, I-27 W 106/11). Allerdings ist dafür bisher eine entsprechende Satzungsregelung unverzichtbar.

Artikel 2, § 5 Abs. 2 Nr. 1 stellt die virtuelle Versammlung der Präsenzversammlung gleich. Für gültige Beschlusse ohne Zusammenkunft der Mitglieder ist dann weder eine besondere Satzungsgrundlage noch – wie bei der bisherigen schriftlichen Beschlussfassung – die Zustimmung aller Mitglieder erforderlich. Nach § 28 BGB würde diese Regelungen auch für Vorstandsitzungen gelten.

Hinweis: Ungeklärt ist aber die Frage, ob das umstandslos auch für Vereine gilt, bei denen einen nennenswerte Zahl von Mitgliedern nicht über die Voraussetzungen für eine Teilnahme an einer virtuellen Versammlung verfügt (fehlende technische Ausstattung und Kenntnisse). Dann kann eine virtuelle Versammlung eine „besondere Erschwernis“ für die Teilnahme darstellen und die Beschlüsse zwar nicht nichtig (von vornherein unwirksam), aber anfechtbar machen.

Unser Tipp: Im Zweifel sollte dann – die künftig mögliche – vereinfachte schriftliche Beschlussfassung gewählt oder die virtuelle Versammlung zumindest dadurch ergänzt werden.

Schriftliche Beschlussfassung wird vereinfacht
Auch die schriftliche Beschlussfassung wird durch die Neuregelung vereinfacht. Bisher verlangt § 32 Abs. 2 BGB bei einer schriftlichen Beschlussfassung die Einstimmigkeit. Es müssen also alle Mitglieder dem Beschluss zustimmen. Bereits eine einzige Enthaltung führt zum Scheitern des Beschlusses.

Das ändert sich durch Artikel 2, § 5 Abs. 3 des Gesetzes. Danach ist ein Beschluss ohne Versammlung der Mitglieder gültig, wenn alle Mitglieder beteiligt (also angeschrieben) wurden und bis zu dem vom Verein gesetzten Termin mindestens die Hälfte der Mitglieder ihre Stimmen in Textform abgegeben haben. Es gelten die üblichen Mehrheitserfordernisse – also in den meisten Fällen eine einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen

Verlangt ist nur die Textform. Es ist also keine Unterschrift erforderlich. Damit kommen für die Beteiligung an der Abstimmung auch E-Mail und andere elektronische Textmedien (z.B. SMS oder WhatsApp) in Frage.

Zusätzlich wird es durch Abs. 2 Nr. 2 möglich, dass einzelne Mitglieder ihre Stimmen im Vorfeld einer (virtuellen oder physischen) Versammlung schriftlich abgeben. Es sind so auch Mischformen aus virtueller Versammlung und schriftlicher Beschlussfassung möglich. Das gilt auch für Vorstandssitzungen.

Entscheidungen des Vorstandes ohne Mitgliederversammlung

Für den Vorstand stellt sich derzeit auch die Frage, was er auch ohne Zustimmung der Mitgliederversammlung entscheiden kann und in welchen Fällen eine solcher Alleingang Haftungsfolgen für ihn hat, da Mitgliederversammlung und die schriftliche Beschlussfassung oder eine virtuelle Versammlung ist nur erschwert möglich sind.

Zunächst gilt: Die Vertretungsbefugnis des Vorstandes ist grundsätzlich unbeschränkt. Alle Rechtsgeschäfte, die er erkennbar für den Verein tätigt, sind wirksam und verpflichten den Verein. Nach § 40 BGB sind bei der Vertretungsbefugnis andere Regelungen durch die Satzung möglich. Die müssen aber ins Vereinsregister eingetragen werden. Einschränkungen der Vertretungsbefugnis sind sowohl betragsmäßig als in sachlicher Hinsicht denkbar.

Verstößt der Vorstand gegen eine solche Beschränkung der Vertretungsbefugnis, haftet er dem Vertragspartner gegenüber persönlich. War seine Vertretungsbefugnis nicht beschränkt, haftet der Verein für die Erfüllung des Vertrags. Ein Haushaltsbeschluss oder eine bestimme Vorgabe durch die Mitgliederversammlung liefert – wenn überhaupt – nur einen möglichen Anspruch des Vereins gegenüber dem Vorstand, die Wirksamkeit der Rechtsgeschäfte nach außen wird davon nicht berührt.

Der Verein kann aber den Vorstand in Haftung nehmen, wenn der seine Kompetenzen überschritten hat.

Grundlagengeschäfte und gewöhnlicher Geschäftskreis
Grundsätzlich gilt: Rechtsgeschäfte (Mittelverwendung) im "gewöhnlichen Geschäftskreis" darf der Vorstand ohne Zustimmung der Mitgliederversammlung tätigen. Dazu gehört alles, was üblicherweise und regelmäßig anfällt und auch bisher schon ohne Abstimmung mit der Mitgliederversammlung gemacht wurde (Vereinsherkommen).

„Grundlagengeschäfte“ dagegen bedürfen der Zustimmung der Mitgliederversammlung, auch wenn die Satzung das nicht ausdrücklich regelt. Dazu gehören auch Geschäfte, die für den Verein von besonderer wirtschaftlicher Bedeutung sind. Dazu gehöre z.B. außergewöhnlich hohe Ausgaben, z.B. für den Bau oder die Anschaffung einer Immobilie. Hier sollte der Vorstand im Eigeninteresse – zur Vermeidung einer Inhaftungnahme – die Zustimmung der Mitgliederversammlung einholen.

Geschäfte außerhalb dieses gewöhnlichen Geschäftskreises bergen ein Risiko: Die Mitgliederversammlung könnte die Mittelverwendung als unzulässig betrachten und den Vorstand in Haftung nehmen. Auch diese Geschäfte sich nicht zustimmungspflichtig (außer die Satzung regelt das so). Die fehlende Zustimmung kann aber zur Haftung des Vorstands führen.

Haushaltsplan
Sieht die Satzung die Aufstellung eines Haushaltsplans vor, dem die Mitgliederversammlung zustimmen muss, ändert sich die Situation nicht grundlegend. Der Beschluss über den Haushaltsplan ist vor allem eine Vorabentlastung. Die Mitgliederversammlung kann also den Vorstand nicht in Haftung nehmen für Geschäfte, die durch den Haushaltsbeschluss genehmigt wurden.

Wird der Vorstand – obwohl die Satzung das verlangt – ohne Haushaltsbeschluss tätig, führt das nicht zwingend zu einer Haftung. Grundsätzlich darf der Vorstand von solchen Vorgaben abweichen, wenn die Umstände das erfordern. Er muss das aber an die Mitgliederversammlung zurückmelden.

Haftung des Vorstandes bei Geschäften ohne Genehmigung
Grundsätzlich kann der Vorstand vom Verein in Haftung genommen werden. Dafür muss sich aber eine Mehrheit in der Mitgliederversammlung finden, weil Haushaltsbeschlüsse (wenn die Satzung das nicht anders regelt) mit einfacher Mehrheit gefällt werden. Ein einzelnes Mitglied kann also keinen Schadensersatz fordern.

Ein Risiko besteht für den Vorstand also nur, wenn sich tatsächlich eine Mehrheit finden könnte, die mit dem Rechtsgeschäft nicht einverstanden ist und wenn dieses Rechtsgeschäft zudem außerhalb des gewöhnlichen Geschäftskreises lag. Hier wäre aber auch einzubeziehen, dass sich die Finanzlage des Vereins durch die Coronakrise eventuell ändert und damit der Vorstand auch seine Ausgabenplanung anpassen muss.

Das Geschäft kann auch nachträglich genehmigt werden oder ungenehmigt bleiben, wenn es keine entsprechenden Anträge in der Mitgliederversammlung gibt. Aus der Treupflicht der Mitglieder ergibt sich, dass eine Inanspruchnahme des Vorstands zeitnah eingefordert werden muss – also regelmäßig mit der nächsten Versammlung.

www.vereinsknowhow.de, VDKC
15.05.2020