Ein Überblick mit praktischen Tipps

Eine Veranstaltung unter Berücksichtigung verschiedener Teilbereiche sicher zu gestalten, ist gar nicht so schwer. Unter die Sicherheitsplanung von Konzerten oder Festivals fallen beispielsweise folgende Bereiche: Veranstaltungstechnik, Hygiene sowie Sicherheit aller beteiligten Personen wie Künstler*innen, Organisator*innen und Besucher*innen. Dieser Artikel gibt einen Überblick über verschiedene Themenbereiche der Sicherheit bei Veranstaltungen und liefert praktische Hinweise.

Pflichten als Veranstalter
Für den Begriff des Veranstalters gibt es keine gesetzliche Definition. In aller Regel wird aber derjenige als Veranstalter bezeichnet, der das finanzielle Risiko trägt und der die wirtschaftliche Verantwortung hat. 

Als Veranstalter eines Konzertes sind Sie gesetzlich verpflichtet, für die Einhaltung bestimmter Vorgaben und Regelungen zu sorgen. So sollten Sie beispielsweise immer nur die maximale Anzahl an Besuchenden einlassen.

Regelungen zur Veranstaltungsstätte für Betreiber*innen und auch Veranstalter*innen sind in der Versammlungsstättenverordnung des jeweiligen Bundeslandes festgehalten:

Versammlungsstättenverordnung Baden-Württemberg

Versammlungsstättenverordnung Bayern

Versammlungsstättenverordnung Berlin

Versammlungsstättenverordnung Brandenburg

Versammlungsstättenverordnung Bremen (keine eigene, hier gilt die Musterverordnung – siehe unten)

Versammlungsstättenverordnung Hamburg

Versammlungsstättenverordnung Hessen

Versammlungsstättenverordnung Mecklenburg-Vorpommern

Versammlungsstättenverordnung Niedersachsen

Sonderbauverordnung Nordrhein-Westfalen

Versammlungsstättenverordnung Rheinland-Pfalz

Versammlungsstättenverordnung Saarland

Versammlungsstättenverordnung Sachsen

Versammlungsstättenverordnung Sachsen-Anhalt

Versammlungsstättenverordnung Schleswig-Holstein

Versammlungsstättenverordnung Thüringen (keine eigene, hier gilt die Musterverordnung – siehe unten)

Die Musterverordnung für alle Bundesländer finden Sie hier. Ist eine Lokalität als Versammlungsstätte genehmigt, muss sie bestimmte Kriterien erfüllen und die Betreibenden sind dafür zuständig, dass die Auflagen eingehalten werden.

Technik
Um die Sicherheit im Hinblick auf technische Geräte zu gewährleisten, sollten nur für die jeweilige Nutzung zugelassene und geprüfte Geräte eingesetzt und von geschultem bzw. dafür ausgebildetem Personal bedient werden. Sie können bspw. auf CE-Kennzeichnung (Erklärung des Herstellers, dass das Produkt alle geltenden relevanten EU-Vorschriften erfüllt) oder GS-Zeichen (“geprüfte Sicherheit”, wird nach freiwilliger Prüfung durch GS-Stellen vergeben) achten. Vermeiden Sie außerdem Stolperfallen wie Kabel auf den Laufwegen oder sichern Sie diese zumindest mit Klebeband. Umsichtiges Handeln und adäquate Kleidung (z. B. feste Schuhe, Handschuhe) sollten beim Auf- und Abbau selbstverständlich sein.

Dekoration
Wenn Sie die Veranstaltungsstätte dekorieren, achten Sie darauf, dass brennende Kerzen und Ähnliches nicht umfallen und einen Brand auslösen können. Verwenden Sie schwer entflammbare Materialien, vermeiden Sie Stolperfallen und befestigen Sie Dekoartikel sicher.

Verpflegung für Beteiligte und Besucher*innen
Beim Thema Verpflegung sollten Sie einige Aspekte beachten, um die Hygiene und damit auch die Sicherheit der Anwesenden nicht zu gefährden. So gilt es, die jeweiligen Hygienevorschriften zu beachten, Kühlketten von Speisen und Getränken nicht zu unterbrechen, die Lebensmittel richtig zu lagern, frische Lebensmittel von benutztem Geschirr und Abfall räumlich zu trennen und ausreichende Handwaschgelegenheiten vorzuhalten. 

Versuchen Sie, wo immer möglich, die Allergene bei Speisen und Getränken zu kennzeichnen, um Risiken für einzelne Personen mit Allergien zu minimieren und Hinweise auf Eignung für unterschiedliche Ernährungsweisen zu geben. Das kann bspw. auf hübsch beschrifteten Schildchen neben den Speisen gemacht werden. Gängige Allergene sind unter anderem Nüsse verschiedener Art, Gluten, Sellerie, Lactose oder/und Sesam. Für die Kennzeichnung gibt es verschiedene Möglichkeiten: Sie können das Allergen direkt im Titel (“Apfelmuffins mit Walnüssen”), auf dem Schildchen (klein am unteren Rand, mit Fußnote) oder auch über Symbole und Grafiken kenntlich machen.

Brandschutz und Brandsicherheitswachdienst
Zur Organisation und Durchführung einer sicheren Veranstaltung gehört auch der Brandschutz. Sind in der Veranstaltungsstätte Brandmeldeanlagen im Einsatz, dürfen diese nur nach Absprache mit der Feuerwehr außer Betrieb genommen werden (z. B. beim Einsatz von Nebelmaschinen), wenn zugleich ein Brandsicherheitswachdienst anwesend ist.

In der Versammlungsstättenverordnung des jeweiligen Bundeslandes sind die Regelungen zum Bau und Betrieb einer Veranstaltungsstätte festgelegt. Hier sind auch Vorgaben zu Fluchtwegen und Zufahrten enthalten. Die Versammlungsstättenverordnung gilt grundsätzlich auch für Open-Air-Veranstaltungen. In der Musterverordnung finden Sie Regelungen, an die sich die Bundesländer in ihren eigenen Verordnungen anlehnen.

Als Veranstalter*in haben Sie gewisse Pflichten, was die Sicherheit einer Veranstaltung angeht. Für den Bereich des Brandschutzes können Sie sich an die örtliche Brandschutzdienststelle (bei der Kreisverwaltung, alternativ bei der Berufsfeuerwehr angesiedelt) wenden. Die örtliche Feuerwehr ist weniger für vorbeugenden Brandschutz zuständig, sondern für den tatsächlichen Brandfall.

Falls ein Brandsicherheitsdienst für die Veranstaltung nötig ist oder freiwillig eingerichtet werden soll, ist dies meist mit relativ geringen Kosten verbunden bzw. manchmal sogar komplett kostenlos. Hier ist die örtliche Feuerwehr die richtige Ansprechpartnerin.

Räume, die für Gottesdienste zugelassen sind, unterliegen nicht der Versammlungsstättenverordnung. Wenn die Veranstaltung in einer Kirche stattfindet, stellt der Brandschutz somit kein größeres Problem dar.

Um sich die Einhaltung der Brandschutzbestimmungen bescheinigen zu lassen, können Sie sich vom Betreiber der Veranstaltungsstätte eine Konformitätsbescheinigung ausstellen lassen.

Sanitätsdienst
Je nach Besucher*innenanzahl und Gefahrenpotenzial muss bei Ihrer Veranstaltung ein Sanitätsdienst in unterschiedlicher Personen- und Qualifikationsstärke anwesend sein. Unter manchen Voraussetzungen ist es darüber hinaus sinnvoll, freiwillig medizinisches Fachpersonal an der Seite zu haben. Es kann sein, dass Ihnen für die Durchführung der Veranstaltung seitens der Genehmigungsbehörde Auflagen zum Sanitätsdienst gemacht werden. Bis zu einer Besucher*innenzahl von 200 ist in der Regel kein Sanitätsdienst erforderlich.

Weiterführende Informationen und ein Schema zur standardmäßigen Berechnung von Sanitätsdiensten bei Veranstaltungen finden Sie beispielsweise im Merkblatt der Berliner Feuerwehr.

Folgende Stellen stehen Ihnen für die Durchführung des Sanitätsdienstes, Beratung und weiterführende Informationen zur Verfügung: Deutsches Rotes Kreuz, Malteser, Arbeiter-Samariter-Bund, Johanniter.

Verkehr
Gerade bei der An- und Abreise des Publikums kann es zu erhöhtem Verkehrsaufkommen rund um die Veranstaltungsstätte kommen. Überlegen Sie sich, ob hier evtl. extra Beschilderungen, Straßensperren oder Ähnliches nötig sind. Falls ja, oder wenn Sie weitere Beratung benötigen, wenden Sie sich hierfür an die örtliche Polizeidienststelle. Ebenfalls nicht zu unterschätzen ist das Vorhalten ausreichender Parkplätze. Wenn möglich, sollte ein Großteil des Publikums mit öffentlichen Verkehrsmitteln anreisen. Das ist einerseits umweltfreundlicher als mit dem Auto und vermeidet andererseits lästiges Parkplatzsuchen und Staubildung. Falls die Möglichkeit besteht, können auch Anreize für die Anreise mit dem Fahrrad geschaffen werden, z. B. mit Stellplätzen oder Möglichkeiten, den Helm oder Rucksäcke einzuschließen oder abzugeben.

Zusätzlich zu den Besucher*innen kommen meist auch zahlreiche Organisator*innen oder Helfer*innen. Kalkulieren Sie diese ebenfalls in die benötigten Parkplätze mit ein.

Falls für die Veranstaltung eine Anlieferung von Ausstattung oder Technik nötig ist, sollten Sie im Blick behalten, dass ausreichend große Zufahrten und Parkflächen vorhanden sind. Falls mehrere Fahrzeuge anliefern, koordinieren Sie diese zeitlich so, dass nicht alle auf einmal ankommen.

Wann komme ich mit der Polizei in Berührung?
Unterstützung von der örtlichen Polizei benötigen Sie, wenn durch die Veranstaltung Eingriffe in den Straßenverkehr wie Straßensperren oder Umleitungen nötig werden, sowie bei Einlasskontrollen, dem Besuch hochrangiger Politiker*innen wie beispielsweise Minister*innen, Bundespolitiker*innen / Abgeordneten des Bundestages, oder wenn verbotene Gegenstände im Rahmen einer Einlasskontrolle gefunden werden.

Besucher*innenströme
Je nach Art und Größe der Veranstaltung kann es, gerade bei einem festen Start- und Endpunkt, zu einer Vielzahl von gleichzeitigen An- und Abreisen, Stau am Ein-/Auslass an den Verpflegungsständen oder Ähnlichem kommen. Um den Besucher*innen ihren Aufenthalt so angenehm wie möglich zu gestalten und stets die Sicherheit aller Anwesenden zu gewährleisten, sollten Sie solche Situationen vorab einmal durchdenken. Können Menschenansammlungen oder Stau durch geschickte Planung vermieden werden? Ist der Brandschutz zu jeder Zeit gewährleistet? Sind die Fluchtwege zu jeder Zeit zugänglich? Gibt es Risiken für das Entstehen von Panik innerhalb einer Menschengruppe? Als Faustregel gilt, Einzelpersonen bewegen sich schneller vorwärts als Personengruppen.

Jugendschutz
Beachten Sie, dass Kinder (unter 14 Jahren) bis maximal 22 Uhr bei der Veranstaltung bleiben dürfen. Jugendlichen (unter 16 Jahren) ist der Aufenthalt bis maximal 24 Uhr gestattet. Sind die Minderjährigen bei der Veranstaltung nicht künstlerisch tätig, gelten noch strengere Regelungen.

Der Ausschank und Verzehr von alkoholischen Getränken ist bei Konzerten für Kinder und Jugendliche unter 16 Jahren verboten.

Details und weitere Regelungen zum Jugendschutz finden Sie im Jugendschutzgesetz. In dieser Checkliste sind die Regelungen noch einmal übersichtlich als Tabelle dargestellt (S. 34).

Wertgegenstände
Das gesamte Ensemble geht auf die Bühne, um zu musizieren – aber was passiert mit den Wertsachen der Ensemblemitglieder? Hier gibt es mehrere Möglichkeiten: Entweder hat eine Person aus dem Ensemble Zugang zu einem abschließbaren Raum, in dem alle Wertsachen während des Auftritts aufbewahrt werden können, oder vielleicht findet sich im Publikum eine, dem Emsemble nahe, vertrauenswürdige Person (Partner*in, Eltern, Großeltern…), die Smartphones etc. während des Konzerts beaufsichtigen kann? Ansonsten könnte ein abschließbarer Koffer mit den Gegenständen mit auf die Bühne genommen und evtl. sogar als Dekoration genutzt werden. 

Krisenmanagement / Was tun, wenn es nicht so läuft wie geplant?
Um für den Fall der Fälle gut gewappnet zu sein, lohnt es sich, gewisse Vorkehrungen zu treffen.

So ist es zum Beispiel möglich, sich für gewisse Szenarien schon bei der Organisation der Veranstaltung zu überlegen, welche Reaktion diese erfordern. Mögliche Szenarien könnten, je nach Art der Veranstaltung, die Folgenden sein: Regen, Unwetter, Ausfall von Musiker*innen oder Sänger*innen, technische Probleme, Verzögerungen bei den Vorbereitungen, fehlende finanzielle Mittel,…

Mögliche Reaktionen könnten eine Verlegung auf einen anderen Tag bzw. Ort, eine Programmänderung oder die Absage der Veranstaltung sein. Hilfreich ist es, sich bereits im Vorfeld Gedanken über mögliche Risiken zu machen, Möglichkeiten auszuloten, diese möglichst schriftlich festzuhalten und Personen zu benennen, die im jeweiligen Fall diese Entscheidung treffen können und dürfen. So wird in turbulenten Situationen Druck herausgenommen, die Gefahr von Fehlentscheidungen minimiert und Entscheidungsprozesse können beschleunigt werden.

In diesem Zusammenhang können Sie sich auch Gedanken machen, wie, wann und über welche Kanäle das Publikum und die Musiker*innen sowie/und Sänger*innen über Änderungen informiert werden.

Für eine schnelle Handlungsfähigkeit ist es außerdem sinnvoll, eine Liste mit Ansprechpartner*innen (intern wie extern) und deren Kontaktdaten zur Hand zu haben. Eine solche Liste könnte z. B. Polizei, Feuerwehr, Rettungsdienst, Veranstaltungsleitung, Catering, Techniker*in, Dirigent*in und Solist*in beinhalten. Am besten haben Sie am Veranstaltungstag auch die Telefonnummer dabei, unter der die jeweilige Person auch unterwegs – vor Ort oder auf dem Weg – erreichbar ist.

Tipp: Halten Sie alle sicherheitsrelevanten Vereinbarungen zwischen Betreiber, Veranstalter und anderen Behörden oder Stellen schriftlich fest. Nur so können Sie hinterher Absprachen beweisen.

Wir bestätigen eine inhaltlich umfassende und gewissenhafte Recherche, übernehmen gleichfalls für Richtigkeit und Vollständigkeit der Angaben keine Haftung.

Sabrina Lindemann
19.01.2023

Quellen:

Planung und Umsetzung sicherer Events – Handeln und Lernen aus Erfahrungen bei Veranstaltungen; Moroff, Luppold; 2018.

Interview mit Frank Hachemer, Sachverständiger für vorbeugenden Brandschutz, Landesfeuerwehrverband Rheinland-Pfalz am 04.11.2022.

Weitere Informationen: https://frag-amu.de/wiki/