Was Chöre bei der Auswahl beachten müssen

Zur Abmilderung der pandemiebedingten Herausforderungen hat der Gesetzgeber Erleichterungen für das Ehrenamt geschaffen, die auch die Arbeit der VDKC-Mitgliedschöre, die als Verein organisiert sind, betreffen. Im „Gesetz über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie“ (GesRuaCOVBekG) ist u.a. geregelt, dass Vereine in den Jahren 2020, 2021 und bis zum 31.08.2022 ihre Mitgliederversammlungen online abhalten dürfen, wofür keine Satzungsänderung erforderlich ist.

Doch welche Möglichkeiten der digitalen Durchführung einer Mitgliedversammlung gibt es? Was ist für eine rechtssichere Durchführung zu beachten? Diese und weitere Fragen hat der Landessportbund Hessen mit seinen Empfehlungen beantwortet. Die folgende Übersicht mit hilfreichen Tipps und Hinweisen ist so auch auf Chöre und Amateurmusikensembles mit der Rechtsform Verein anwendbar und erleichtert die Planung und Durchführung einer digitalen Mitgliederversammlung:

Was ist zu beachten und welche Formen der digitalen Mitgliederversammlung gibt es?

Dem Vorstand obliegt es, geeignete technische und organisatorische Maßnahmen für die Durchführung einer digitalen Mitgliederversammlung zu treffen, die insbesondere sicherstellen sollen, dass nur Vereinsmitglieder an der Mitgliederversammlung teilnehmen und ihre Rechte wahrnehmen (z. B. mittels Zuteilung eines individuellen Log-ins).

Folgende Punkte sollten hierbei Beachtung finden:

• der Umfang der Angaben zu Voraussetzungen und Schranken der virtuellen Teilnahme in der Einladung,
• die Gewährleistung des Frage- und Informationsrechts vor und während der virtuellen Versammlung,
• die Prüfung der Wahlberechtigung der teilnehmenden Mitglieder,
• die Vermeidung doppelter Stimmabgabe,
• die Gewährleistung von geheimen Abstimmungen, soweit diese vorgesehen sind, und
• die Vermeidung des Risikos von technischen Manipulationen.

Digitale Mitgliederversammlungen mit anschließendem schriftlichen Abstimmungsverfahren

• Beim schriftlichen Abstimmungsverfahren muss bis zu dem vom Verein gesetzten Termin mindestens die Hälfte der stimmberechtigten Mitglieder ihre Stimme in Textform (Brief, E-Mail, Fax) abgegeben haben. Zudem sind bei den Abstimmungen die satzungsgemäß vorgegebenen Mehrheiten zu beachten.
• benötigte Technik: Videokonferenzsystem, stabile Internetverbindung, internetfähige Endgeräte z.B. Smartphone, Tablet, Laptop, Desktop-PC

Digitale Mitgliederversammlungen mit Abstimmungen

• Wahlen und Abstimmungen innerhalb eines digitalen Raumes, mit der Nutzung eines Abstimmungstools
• benötigte Technik: Videokonferenzsystem, Online-Abstimmungstool, stabile Internetverbindung, internetfähige Endgeräte z.B. Smartphone, Tablet, Laptop, Desktop-PC

Hybride Mitgliederversammlungen

• Der Vorstand trifft sich an einem Versammlungsort und die Mitglieder nehmen per Videokonferenz an der Mitgliederversammlung teil. Abstimmungen bei hybriden Mitgliederversammlungen können sowohl mit anschließendem schriftlichen Abstimmungsverfahren unter Beachtung der erforderlichen 50%-Rücklaufquote oder mithilfe eines Abstimmungstools erfolgen.
• benötigte Technik: Videokonferenzsystem, stabile Internetverbindung, internetfähige Endgeräte z.B. Smartphone, Tablet, Laptop, Desktop-PC, ggf. Webcam mit Lautsprecher und Mikrofon mit Geräuschunterdrückung oder Mischpult, Kamera mit Stativ, Soundkarte, Capture Card, Bild- und Tonverarbeitungssoftware, Beamer, Leinwand, Online-Abstimmungstool

Hinweis: Bei der Vorbereitung und Durchführung einer digitalen Mitgliederversammlung müssen sämtliche Vorgaben der Satzung (Einladung, Fristen, Stimmberechtigung etc.) beachtet werden.

Nützliche Hinweise und Empfehlungen für die Auswahl und Nutzung eines geeigneten Abstimmungs-Tools hat der Landessportbund Hessen zusammengestellt: hier.

Es gibt eine Vielzahl von Anbietern digitaler Konferenz-Plattformen, von Abstimmungs-Tools oder Komplettlösungen. Aufgrund dieser Vielfalt und den individuellen Anforderungen eines jeden Vereins werden hier nur Beispiele aufgelistet und ausdrücklich keine konkreten Empfehlungen gegeben:

Konferenztools

• Zoom
• Microsoft Teams
• Clickmeeting
• Blizz (Teamviewer)
• Skype
• GoToMeeting
• Adobe Connect
• Google Meet
• Jitsi
• Senfcall
• BigBlueButton

Abstimmungs-Tools

• www.digitalwahl.org  | Kurzanleitung hier
• https://votebox.live/de | Zusammenfassung hier
• https://votesup.eu | Zusammenfassung hier
• https://voxr.org/de | Zusammenfassung hier
• https://www.teambits.de | Zusammenfassung hier
• https://openslides.com/de/order?package=conference
• https://www.polyas.de
• https://www.quizzbox.com/de
• https://www.vote-at-home.de
• https://www.voting-partner.de
• https://www.votescope.de
• https://tedme.com

Komplettlösung: Video- und Abstimmungs-Tool

• https://digitalversammlung.de | Zusammenfassung hier
• https://www.teambits.de | Zusammenfassung hier
• https://g1.de/home
• https://virtuelle-mitgliederversammlung.vistafon.de

Datenschutz

Auch hinsichtlich des Datenschutzes müssen bei der Nutzung von Videokonferenz- und Abstimmungstools einige Dinge beachtet werden: die Auswahl des Systems, die Aufnahme des jeweiligen Systems in der Datenschutzerklärung und ein Überblick über gängige Systeme sind hier zu finden.

Quellen:

https://www.gesetze-im-internet.de/gesruacovbekg/BJNR057000020.html

https://www.landessportbund-hessen.de/servicebereich/news/coronavirus/rechtliche-fragen/digitale-mitgliederversammlung/

https://cms.law/de/deu/publication/mitgliederversammlung-und-beschlussfassung-in-vereinen-waehrend-der-corona-krise

Landessportbund Hessen, VDKC
11.02.2022