Übergangsfristen und Ausnahmen
Für umsatzsteuerpflichtige Unternehmen und Organisationen gilt ab dem 1. Januar 2025 die Pflicht, maschinenlesbare E-Rechnungen empfangen, prüfen und archivieren zu können.
Da diese Regelung in gewissen Fällen auch für Chöre relevant werden kann, informieren wir darüber. Insbesondere private Endverbraucher sind von diesen Regelungen allerdings nicht betroffen.
Was ist eine E-Rechnung?
Vor allem kleinere Organisationen erstellen ihre Rechnungen vielfach noch mit Word oder Excel und wandeln sie zum Versenden in ein PDF-Dokument um. Dieses Vorgehen entspricht nicht der gesetzlichen Definition einer E-Rechnung, die ein strukturiertes, maschinenlesbares Format vorschreibt (z. B. XML). Dieses Format ermöglicht den elektronischen Versand und die Erfassung der Rechnung sowie ihre automatische Verarbeitung, ohne dass eine Umwandlung in ein anderes Format oder ein Ausdruck notwendig sind.
Da E-Rechnungen für Menschen nicht direkt lesbar sind, müssen die enthaltenen Daten in ein verständliches Format konvertiert werden. Es gibt bereits hybride Systeme, bei denen der Datensatz der E-Rechnung beispielsweise in eine PDF-Datei eingebettet wird.
Diese E-Rechnung-Pflicht gilt für Umsätze im B2B-Bereich („Business-to-Business“ – „von Unternehmen zu Unternehmen“) im Inland, die ab dem 1. Januar 2025 ausgeführt werden
In welchen Fällen muss keine E-Rechnung erstellt werden?
Die Regelungen zur verpflichtenden E Rechnung gelten nur, wenn überhaupt eine umsatzsteuerliche Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung besteht. Daher gelten die Regelungen nicht
- bei Rechnungen an Endverbraucher (sogenannte B2C-Umsätze) und
- für viele steuerfreie Umsätze (solche nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG).
Auch wenn eine umsatzsteuerliche Verpflichtung besteht, eine Rechnung auszustellen, braucht diese nicht als E Rechnung ausgestellt zu werden bei
- Kleinbeträgen (bis 250 Euro Bruttobetrag, § 33 UStDV),
- Fahrausweisen, die als Rechnung gelten (§ 34 UStDV),
- Leistungen, die von Kleinunternehmern erbracht werden (§ 34a UStDV),
- Leistungen an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind (z. B. viele Vereine oder staatliche Einrichtungen)
Weitere Sonderregelungen gibt es für Dauerrechnungen.
Wann kann die E-Rechnung auch für Chöre bzw. Vereine relevant sein?
Neben den oben genannten Bedingungen und Ausnahmen gelten für Vereine, also auch für Chöre, die in Vereinsform organisiert sind, folgende Regelungen:
Vereine können sowohl eine nichtunternehmerische als auch eine unternehmerische Tätigkeit ausüben. Soweit der Verein unternehmerisch tätig ist, sind die allgemeinen Regelungen für die verpflichtende E Rechnung anzuwenden. Das bedeutet: Der Verein muss dann E-Rechnungen empfangen können.
Darüber hinaus muss der Verein selbst E-Rechnungen ausstellen, sofern keine der oben genannten Ausnahmen gelten oder die Übergangsfristen genutzt werden.
Betreffen Leistungen den nichtunternehmerischen Bereich des Vereins, muss der Verein weder E-Rechnungen empfangen können noch selbst E Rechnungen ausstellen. Zwar besteht auch für Umsätze an eine juristische Person, die kein Unternehmer ist (also z. B. an einen nichtunternehmerisch tätigen Verein), eine Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung. Diese kann aber auch als sonstige Rechnung ausgestellt und übermittelt werden.
Welche Übergangsfristen gelten beim Ausstellen und Versenden von E-Rechnungen?
Bis 31. Dezember 2026 können weiterhin Papierrechnungen und elektronische Rechnungen als PDF-Datei versandt werden – allerdings nur, wenn der Empfänger ausdrücklich zustimmt.
Ab 1. Januar 2027 gilt diese Übergangsregelung nur noch, wenn der Jahresumsatz unter 800.000
Ab 1. Januar 2028 ist das elektronische Rechnungsformat endgültig verpflichtend – auch für das Erstellen und Versenden von Rechnungen.
Die hier genannten Übergangsfristen gelten nur für Ausstellung und Versand von E-Rechnungen. Bei Erfassung und Verarbeitung von E-Rechnungen hingegen gibt es keine Übergangszeit.
Wie können E-Rechnungen empfangen und verarbeitet werden?
Um den Austausch von E Rechnungen möglichst unkompliziert zu gestalten, sieht das Gesetz keinen bestimmten Weg vor, über den eine E Rechnung übermittelt werden muss. Dadurch wird die notwendige Flexibilität für verschiedene Lösungen in der Praxis erreicht. Daher kommen z. B. der Versand per E Mail, die Bereitstellung der Daten mittels einer elektronischen Schnittstelle, der gemeinsame Zugriff auf einen zentralen Speicherort innerhalb eines Konzernverbundes, die Übergabe z. B. auf einem USB Stick oder der Download über ein Internetportal in Betracht. Der Übermittlungsweg der E Rechnung im konkreten Einzelfall kann nur zivilrechtlich zwischen den Vertragsparteien geklärt werden.
Allerdings muss ein Unternehmen ab dem 1. Januar 2025 den Empfang einer E-Rechnung sicherstellen. Dazu reicht bereits ein E-Mail Postfach aus.
Quellen:
Haus des Stiftens: Die E-Rechnung – ab 2025 Pflicht
Carolina Ihlenfeld
06.01.2025
