Praxistag in Essen mit engagierten Vertreter*innen der Mitgliedschöre
Am 21. September 2024 fand im Aalto-Theater in Essen das Pilotprojekt zur Modernisierung der Notenbibliothek des Verbandes Deutscher KonzertChöre (VDKC) statt.
Im Rahmen des Projekts „Urheberrecht und Digitalisierung – Transfer in die Moderne“ erhielten sieben Vertreter*innen aus Chören in ganz Deutschland einen exklusiven Einblick in das neue Bibliothekssystem und die Möglichkeiten des Austauschs von Notenbeständen. Obgleich wegen krankheitsbedingten Absagen die Teilnehmendenzahl geringer als erwartet ausfiel, war der Tag geprägt von einem intensiven Austausch und wertvollen Erkenntnissen, die den weiteren Entwicklungsprozess maßgeblich beeinflussen werden.
Auftakt: Austausch zur Notensituation in den Chören
Die Veranstaltung begann mit einem intensiven Austausch über die gegenwärtige Notensituation in den Chören. Dabei wurden zentrale Fragen behandelt: Wie werden Noten beschafft und verwaltet? Wo und wie werden sie aufbewahrt? Welche Erfahrungen haben die Mitglieder bislang mit Notenleihen, insbesondere beim VDKC, gemacht? Der Dialog war von hoher Expertise geprägt, wobei zahlreiche wertvolle Einblicke gewonnen wurden, die das breite Spektrum der Herausforderungen und Lösungen in den einzelnen Chören aufzeigten. Die Diskussionen verdeutlichten die Vielfalt der Ansätze – von Excel-Tabellen bis hin zu Kartei-Systemen. Doch trotz der unterschiedlichen Herangehensweisen teilten alle Teilnehmer*innen den gemeinsamen Wunsch nach einer effizienteren und moderneren Lösung.
Ein zentraler Punkt des Austauschs drehte sich um die Frage, wie Notenbestände effizienter genutzt werden können, insbesondere durch das Leihen von Material anstelle des Kaufs. Viele Chöre berichteten von ihren Erfahrungen mit Verlagsleihangeboten, die ihnen geholfen haben, ihre Lagerkapazitäten zu schonen und nachhaltiger zu agieren. In diesem Zusammenhang entstand auch der Gedanke, dass eine stärkere Vernetzung innerhalb des VDKC-Netzwerks den Chören ermöglichen könnte, sich noch gezielter gegenseitig mit Notenmaterial zu unterstützen. Dies reduziere nicht nur den Bedarf an neuen Käufen, sondern helfe auch dabei, wertvolle Ressourcen optimal zu nutzen.
Einführung in die neue VDKC-Notenbibliothek
Im Anschluss an den Austausch stellte Ralf Schöne, Generalsekretär des VDKC, den bewährten Prozess der Verwaltung der über 1000 Musikalien des Verbandes vor. Dieser erfolgte bislang erfolgreich durch eine Kombination aus Access-Datenbanken, Excel-Tabellen und Serienbriefen in Microsoft-Word. Diese methodische Verknüpfung ermöglichte eine effektive und verlässliche Verwaltung der Bestände, bot jedoch insbesondere in der Verzeichnung und Übersicht der Medien Potenzial für eine Weiterentwicklung hin zu noch größerer Effizienz und Benutzerfreundlichkeit. Herr Schöne hob hervor, dass diese Werkzeuge nicht nur in der Musikalienverwaltung, sondern auch in weiteren Bereichen des Chorvereinswesens wertvolle Dienste leisten und flexibel auf verschiedene Szenarien angewendet werden können.
Anschließend übernahmen die Projektleitenden die Aufgabe, das neue Bibliothekssystem aBook vorzustellen. Ziel war es, die Musikalien des VDKC auf eine moderne, digitale Plattform zu überführen. Dazu wurden die bisherigen Bestandslisten so vorbereitet und strukturiert, dass sie reibungslos in die neue Bibliothekssoftware integriert werden konnten. Das digitale Bibliothekssystem aBook wurde gezielt ausgewählt, um den künftigen Anforderungen der VDKC-Mitglieder gerecht zu werden, indem es eine benutzerfreundliche Oberfläche und eine optimierte Suchfunktion bietet.
Die Wahl von aBook fiel nach einer umfassenden Evaluierung verschiedener Softwarelösungen, darunter Open-Source-Optionen wie Koha und kommerzielle Systeme. Besonders überzeugt hat aBook durch seine einfache Integration in das bestehende System und die Tatsache, dass keine laufenden Kosten anfallen. Während die Importfunktion den Transfer der über 1000 Notenbestände schnell und unkompliziert ermöglichte, war der Prozess der Umstrukturierung der Bestandsdaten in eine durchsuchbare und gut organisierte Datenbank deutlich aufwändiger. Den Teilnehmenden wurden auch die umfangreichen Möglichkeiten der Verschlagwortung und Kategorisierung der Noten erläutert, die eine präzise Suche und gezielte Nutzung der Bestände ermöglichen.
Praktischer Nutzen der neuen Datenbank
Ein zentrales Ziel des Projekts besteht darin, den Mitgliedschören nicht nur den Zugang zur VDKC-Bibliothek zu ermöglichen, sondern ihnen auch die Möglichkeit zu bieten, ihre eigenen Bestände über die Plattform sichtbar zu machen. In einem ersten Schritt soll dies über die Bibliothekssoftware geschehen, sodass die Chöre im Netzwerk ihre Bestände gegenseitig einsehen können. Diese Erweiterung schafft die Grundlage für eine stärkere Zusammenarbeit und Vernetzung innerhalb des VDKC.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Sicherstellung der Datenqualität. Um ihre Bestände in die zentrale Bibliothek aufnehmen zu lassen, müssen die Chöre einen Schulungsprozess durchlaufen. Dieser stellt sicher, dass die Daten korrekt erfasst und die Integrität des gemeinsamen Bestands langfristig gewährleistet bleibt. Nur so kann eine konsistente und effiziente Nutzung der Plattform sichergestellt werden.
Im Rahmen der Veranstaltung wurde den Teilnehmenden außerdem der organisatorische Ablauf detailliert erläutert, der den gesamten Prozess von der Bestandsanzeige bis hin zur Nutzung der Daten umfasst. Dazu gehören auch die notwendigen Formulare und Richtlinien, die für die Verwaltung der Bestände entwickelt wurden, um eine reibungslose und strukturierte Abwicklung sicherzustellen.
Ein weiteres zentrales Thema des Pilotprojekts war das Urheberrecht im Zusammenhang mit der Nutzung der neuen Notenbibliothek. In einem eigenen Abschnitt wurde auf die rechtlichen Herausforderungen eingegangen, die sich bei der Digitalisierung und beim Notenaustausch ergeben. Die Projektleitung wies darauf hin, dass nur lizenzierte Originale weitergegeben werden dürfen und keine privaten Kopien im Umlauf sein dürfen. Auch die Inhalte der erfolgreichen Webinarreihe zu „Urheberrecht und Digitalisierung“ wurden erneut aufgegriffen, um sicherzustellen, dass alle Teilnehmenden sich der rechtlichen Rahmenbedingungen bewusst sind.
Für den Verleih im VDKC-Netzwerk gelten strikte Regeln, die sicherstellen, dass der Verleih innerhalb des geschlossenen Adressatenkreises urheberrechtskonform bleibt. Digitale Lizenzen, die oft an spezifische Projekte gebunden sind, eignen sich nicht für den Verleih, da ihre Nutzung stark eingeschränkt ist. Diese Sensibilisierung wurde von den Teilnehmenden als äußerst hilfreich empfunden, da das Thema Urheberrecht in der täglichen Chorarbeit eine immer größere Rolle spielt.
Fazit und Ausblick
Die Teilnehmer*innen lieferten während des Tages wertvolle Anregungen und Feedback. Dank der breiten Expertise vor Ort konnten bereits kleinere Ungereimtheiten aufgedeckt und Verbesserungsvorschläge direkt besprochen werden. Diese Rückmeldungen werden nun in den weiteren Entwicklungsprozess der Bibliothek einfließen.
Darüber hinaus lässt sich sagen, dass das Pilotprojekt zur Modernisierung der VDKC-Notenbibliothek ein großer Erfolg war. Die engagierten Rückmeldungen und der konstruktive Austausch haben gezeigt, dass das Projekt auf dem richtigen Weg ist. Mit der Einführung der Musikalien-Datenbank hat der VDKC einen wichtigen Schritt in Richtung einer modernen, digitalen Notenverwaltung gemacht. Die neuen Möglichkeiten des Austauschs und der Zusammenarbeit innerhalb des Netzwerks eröffnen vielversprechende Perspektiven für die Zukunft.
Sebastian Winkler, Carolina Ihlenfeld
13.10.2024
