Eigenprojekte

Wissenswertes und Tipps rund um Digitalisierung im Verein 

Die digitale Vereinsverwaltung revolutioniert die Art und Weise, wie Vereine organisiert und geleitet werden.

Sie schafft mehr Effizienz, Transparenz und Mitgliederbindung, wodurch Vereine erfolgreicher und zukunftsfähiger werden können. Es lohnt sich, passende Softwarelösungen zu verwenden, um die vielfältigen Möglichkeiten optimal zu nutzen. Auch Chöre können in ihren Vereinen so von der Digitalisierung profitieren und den Fokus auf die musikalische Arbeit und die Gemeinschaft legen.  

Um die Möglichkeiten der digitalen Vereinsverwaltung aufzuzeigen, fand am 28.08.2024 eine weitere Veranstaltung im Rahmen der VDKC-Webinarreihe rund um Urheberrecht und Digitalisierung statt: 

Berater Falk Golinsky gab wertvolle Einblicke in die digitale Mitgliederverwaltung und Kommunikation. Dabei stellte er den Prozess vor, wie ein Verein die eigenen Anforderungen bei der Mitgliederverwaltung ermitteln und im Anschluss eine passende digitale Vereinsverwaltungssoftware finden kann.  

Grundsätzlich gibt es laut Golinsky viele Wege, um die Digitalisierung zu meistern, beispielsweise mit Hilfe von Werkzeugen und Tools wie Internetseiten, Messenger-diensten, Kollaborationsplattformen oder digitalen Whiteboards. 

Bei digitalen Tools müssen vier Grundsätze beachtet werden: Sie sollen unsere Zusammenarbeit unterstützen, müssen mehr zeitlichen Spielraum geben, sollen eine Organisation professionalisieren und ersetzen nicht unsere echte Kommunikation. 

Umsetzen lässt sich die Einführung einer Software als Cloudlösung oder als lokale Installation. Die Lösungen sind so individuell wie die Verbraucher*innen –  im besten Fall sollte auf die Kriterien Verfügbarkeit, Flexibilität sowie Datenschutz geachtet werden.  

Im Vorfeld der Wahl einer bestimmten Software gilt es für die Chöre, wichtige Fragen zu stellen: Was brauchen wir wofür? Was wollen wir erreichen? Beispielsweise kann das Ziel sein, Informationen an einem Ort zu bündeln, klare Verantwortlichkeiten zu schaffen, die Datenpflege zu vereinfachen, eine leichte Übergabe der Aufgaben zu ermöglichen, technische Unabhängigkeit zu schaffen oder die Abschaffung von Tabellen und Papieren voranzutreiben. Außerdem sollten sich die Verantwortlichen überlegen, was alles an einem digitalen Ort zusammengeführt werden soll (u. a. die Mitgliedschaften, Finanzen oder Aktivitäten) und wer mit einer solchen Software arbeiten können muss, darf und kann (u. a. Vorstand, verschiedene Rollen und Mitglieder). 

In einem zweiten Teil zeigte Falk Golinsky am praktischen Beispiel „campai“, wie eine digitale Vereinsverwaltungssoftware für den Bedarf des eigenen Chors genutzt werden kann und welche Funktionen geboten werden: Mitglieder (Listen, Import und Export von Daten etc.), Service für Mitglieder (Formulare, Mitgliedsantrag etc.), Kommunikation (Newsletter, Informationen, Einladungen etc.), Finanzen (Alles im Überblick, Beiträge, Zahlungen…). 

Hierbei wurden zentrale Fragen für die Einführung und Auswahl der Software aufgeworfen: Was brauchen wir mindestens? Was wollen wir einführen? Wer kümmert sich darum? Wieviel wollen wir ausgeben? 

Als Entscheidungshilfen sind außerdem folgende Fragen relevant:

• Wo ist der Anbieter ansässig? 

• Bietet der Anbieter einen 24-Stunden-Service an? 

• Ist der Anbieter persönlich, per Telefon erreichbar? Welche Größe hat der Anbieter?

• Welches Preismodell wird angeboten?

• Ist eine Installation notwendig oder handelt es sich um eine Cloudlösung?

• Wo und wie werden die Daten verarbeitet? Wird ein Vertrag zur Datenverarbeitung angeboten?

• Gibt es einen Einrichtungsservice und Schulungsmöglichkeiten? Ist ein kostenloser Test möglich?

• Wie lange sind die Kündigungsfristen und ist ein Export aller Daten möglich?

Sind diese wichtigen Fragen geklärt, können die Chorverantwortlichen die verfügbaren Tools und Programme auf die eigenen Anforderungen hin überprüfen und so eine passende Wahl für den eigenen Gebrauch treffen.  

Auf der Webseite des Referenten ist eine umfassende Liste von möglichen Anbietern einsehbar: www.moderne-vereinsorganisation.de. 

Hilfreiches Wissen rund um digitales Projektmanagement und Wissensmanagement im Chor teilte die politische Bildnerin und Projektmanagerin Katrin Hünemörder im Webinar am 04.09.2024 mit den Teilnehmenden: Neben theoretischem Wissen, wie der Prozess hin zu digitalem Projektmanagement im Chor ablaufen kann, konnten die Teilnehmenden Empfehlungen für Tools mitnehmen, die bei verschiedenen Herausforderungen eines Chors wie u. a. der Konzertorganisation unterstützen können. 

Zur grundlegenden Definition von Wissensmanagement brachte die Referentin ein Zitat von John Howell, Gründer von STRATactical, ein: „Wissensmanagement bedeutet, eine Kultur und eine Umgebung zu schaffen, in der Wissen fließt sowie neu geschaffen werden kann“. Sie betonte, dass der Entscheidungsprozess zentral sei, um zur passenden Wahl digitaler Tools zum Vereinswissensmanagement zu gelangen, und bei der Entscheidung insbesondere die eigene Vereinskultur, -ziele und -struktur Beachtung finden sollten. 

(Digitales) Wissensmanagement ist nötig, um Ehrenamtsmanagement effektiv zu gestalten, indem dadurch Strukturunterschiede ausgeglichen werden können sowie relevantes Wissen schnell zugänglich gemacht werden kann. Außerdem dient gutes Wissensmanagement einer schnelleren und besseren Entscheidungsfindung, da auf diese Weise Entscheidungsgrundlagen transparent gemacht werden können, asynchrone Arbeitsweisen berücksichtigt werden und Wissenstransfer zwischen Verbandsstrukturen erfolgen kann.  

Die Liste der Vorteile von digitalem Projekt- und Wissensmanagement lässt sich erweitern: Es kann vermieden werden, dass Dinge doppelt getan werden, die Vereine können von interner Expertise profitieren und ehrenamtlich Aktive stärker einbinden. Das wiederum trägt zum Wissenserhalt, Wertschätzung sowie guter Feedbackkultur bei.  

Wissensmanagement ist Teil erfolgreichen digitalen Projektmanagements und heißt, Wissen zum richtigen Zeitpunkt im richtigen Format verfügbar zu machen, um ein Problem zu lösen oder ein Ziel zu erreichen.  

Katrin Hünemörder zeigte zudem drei Säulen des Wissensmanagements auf, die auch den digitalen Aspekt berücksichtigen: Menschen, Prozesse und Technologien. Hinsichtlich der Menschen sei es das Ziel, dass sie ihr Wissen zum Wohle der Organisation einsetzen und verstehen, dass das Teilen von Wissen für sie selbst als auch für die Organisation Vorteile bietet. Das Ziel der Prozesse sei es hingegen, integrierte, möglichst standardisierte Abläufe des Wissensmanagements im Vereinsgeschehen zu etablieren. Technologien und digitale Tools sollten insbesondere das Informations- und Kommunikationsmanagement unterstützen sowie Zugänge zu verarbeitetem Wissen schaffen und so erfolgreiche Projekte ermöglichen.  

Am Ende dieses Prozesses steht eine große Auswahl* an oft auch kostenlosen Tools, die für das Wissensmanagement und die Projektplanung im Chor individuell genutzt werden können:   

• Projektplanung: Trello, factro, WeChange.de, padlet/taskcards

• Konzeption: Mural, Miro, conceptboard, session lab

• Basics: Passwortmanager, z. B. bitwarden, passkey

• Kommunizieren: Slack, Microsoft Teams, mattermost, Wordpress/Blogs

• Dokumentation/Präsentation: etherpads/hedgedocs, google docs, slides

• Abstimmungen: tricider.de (Online Ideenfinder), Mentimeter (online Abstimmungen), Dudle (Terminfindertool)

• Datenbanken und Ablagen: Nextcloud, google drive, Microsoft sharepoint, CiviCRM (selbstgehostete Datenbank)

Carolina Ihlenfeld

30.09.2024

[*Diese Auswahl erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit.]