Hilfreiche Tipps und Methoden zur Wissensorganisation
Jeder Chor und die zuständigen Verantwortlichen sind in ihrer meist ehrenamtlichen Arbeit mit der Frage konfrontiert, wie vorhandenes Wissen nachhaltig gesichert und geteilt werden kann – insbesondere dann, wenn Zuständigkeiten wechseln und neue Personen möglichst effizient und unkompliziert eingearbeitet werden sollen.
Beim Thema Wissensmanagement im Chor gilt es verschiedene Herausforderungen zu bewältigen. So muss häufig mit knappen zeitlichen Ressourcen der ehrenamtlich Tätigen sowie mit kostenfreien oder kostengünstigen Lösungen gearbeitet werden. Zudem hängt das Wissen oft an Einzelpersonen.
Werden bewusst Strukturen zur Wissenssicherung etabliert, profitiert der Chor auf verschiedenen Ebenen: Zum einen können so zeitliche und materielle Ressourcen eingespart werden und gleichzeitig die Qualität der Arbeit erhalten und verbessert werden. Zum anderen können finanzielle Mittel effizienter eingesetzt und der Chor zukunftsfähig aufgestellt werden.
Wissensarten, -sicherung und -weitergabe
Um das Wissen sichtbar machen zu können und es zu sichern, ist es hilfreich, verschiedene Arten von Wissen zu unterscheiden: Hier lässt sich zwischen Faktenwissen, Prozesswissen, Erfahrungswissen, Netzwerkwissen und Kulturwissen differenzieren. Zur Visualisierung des bereits vorhandenen Wissens können beispielsweise Wissenslandkarten erstellt werden. Diese stellen Wissensgebiete – nicht das Wissen selbst – innerhalb einer Organisation grafisch dar und zeigen, wie diese zusammenhängen.
Das vorhandene Wissen sollte systematisch gesichert werden. Dabei können sich Chöre an folgenden Schritten orientieren: Zunächst sollte identifiziert werden, um welches Wissen es sich handelt und welches Wissen für die Sicherung relevant ist. Sinnvoll ist zudem, das Wissen in regelmäßigen Abständen zu aktualisieren und gegebenenfalls kleine Anpassungen vorzunehmen. Wird das Wissen an neue Zuständige übergeben, helfen neben Übergabegesprächen entsprechend zusammengestellte Checklisten, Vorlagen oder digitale Erklärvideos. Das geteilte Wissen kann dann in der Chorgemeinschaft und den Vorständen als Basis der Zusammenarbeit genutzt werden.
Insbesondere für die Übergabe von Wissen, das bei scheidenden Vorstandsmitgliedern oder Chormitgliedern liegt, die eine besondere Funktion übernommen haben und aus dem Chor ausscheiden, gilt es, das Wissen zu erfragen, bevor diese Möglichkeit nicht mehr besteht. Dies kann unter anderem über ein sogenanntes „Expert Debriefing“ mittels vorbereiteter Fragen passieren – beispielsweise mit Fragen zur übernommenen Aufgabe, bewährten Vorgehensweisen und Fehlern, die vermieden werden können. Ebenso kann ein schriftlicher Erfahrungsbericht bei der Übergabe helfen.
In der alltäglichen Chorarbeit sind Organisationstreffen des Vorstands und verantwortlicher Personen ein wichtiger Bestandteil, um Wissen und die etablierte Kultur im Chor aufrecht zu erhalten.
Um diese effizient zu gestalten und Mehrwert sowie konkretes Wissen zu generieren, sollte bei diesen Treffen zu Beginn besprochen werden, was aus diesem Termin festgehalten werden soll. Zudem sollten getroffene Entscheidungen direkt klar formuliert und Aufgaben zielorientiert adressiert werden. Am Ende eines Treffens sollte immer eine kurze Reflexion stehen.
Wissen sichtbar machen
Vorhandenes Wissen kann nur dann genutzt werden, wenn es auffindbar ist und sichtbar gemacht wird. So können sich Zuständige im Chor orientieren und neue Mitstreiter*innen leichter integrieren. Ist das Wissen für alle relevanten Personen gleichermaßen zugänglich und verständlich, kann sich Arbeit und Verantwortung auf mehrere Schultern verteilen. So bleibt die Arbeit auch dann strukturiert fortführbar, wenn eine Person ausfällt.
Für die Visualisierung des Wissens können verschiedene Schritte und Fragen verwendet werden: Die Strukturvisualisierung beschäftigt sich mit der Frage, was wo hingehört, und kann beispielsweise mittels Landkarten oder Strukturdiagrammen visualisiert werden. Die Prozessvisualisierung widmet sich hingegen der Darstellung von Abläufen und stellt die Frage, wie Prozesse ablaufen. In der Rollenvisualisierung werden Zuständigkeiten, Aufgabenbereiche sowie Schnittstellen sichtbar gemacht. An der aktiven Arbeit orientiert ist die Aufgabenvisualisierung, die eine Übersicht über die aktuellen Aufgaben liefert, beispielsweise über visualisierte Boards.
Dynamische Prozesse können ebenfalls visualisiert werden: Ablaufketten stellen Schritt für Schritt dar, in welcher Reihenfolge Vorgänge erfolgen, während Rollenabläufe („Swimlanes“) darstellen, wer welchen dieser Schritte ausführt. Entscheidungswege können zudem in schwierigen oder seltenen Situationen Prozesse erleichtern und Unsicherheit herausnehmen.
Grundsätzlich ist es zudem hilfreich, Rollen sichtbar zu machen und Aufgabenbereiche, Tätigkeiten, Schnittstellen sowie Verantwortungsbereiche zu definieren. Dies kann beispielsweise mittels einer „RACI-Matrix“ erfolgen, einer Projektmanagement-Technik zur Darstellung von Verantwortlichkeiten.
Um konkrete Arbeit und Aufgaben sichtbar zu machen, können digitale Aufgaben-Boards verwendet werden. Hierbei empfiehlt es sich, die Spalten beispielsweise in „offen“, „in Arbeit“ und „erledigt“ aufzuteilen und jeder Karte nur jeweils eine Aufgabe und eine Person zuzuteilen, sodass das Wissen direkt an Aufgaben gekoppelt ist.
Niedrigschwellige Wissensweitergabe mittels Vereins-Wiki, digitaler Ablage und Erklärvideos
Damit aus einer digitalen gemeinsamen Ablage geteiltes Wissen generiert werden kann, sollten einige Punkte zur Strukturierung bedacht werden: Eine logische Struktur mit maximal zwei bis drei Ebenen sowie einheitlichen Dateinamen erhält die Übersicht über vorhandenes Wissen und vereinfacht die Suche nach bestimmten Inhalten. Zudem sollte die Speicherung von verschiedenen Dateiversionen vermieden werden, da ansonsten nicht mehr nachvollzogen werden kann, welche Inhalte aktuell und relevant für die Chorarbeit sind.
Mit einem digitalen Vereins-Wiki lässt sich außerdem ein zentraler Ort schaffen, an dem die wichtigsten Fragen und Inhalte rund um den Chor gebündelt auffindbar sind. Hier können unter anderem Informationen zum Einstieg für neue Mitglieder, zum Vorstand und zuständigen Personen, zu Projekten und Veranstaltungen, zur Öffentlichkeitsarbeit und zu Finanzen gesammelt werden.
Insbesondere, wenn digitale Tätigkeiten an neue Zuständige übergeben werden, können kurze Erklärvideos, die über Bildschirmaufnahmen entstehen und den Prozess des Tuns dokumentieren, nützlich sein, indem sie Themen niedrigschwellig und praktisch erklären. Jedes Video sollte dabei nur ein Thema enthalten.
Erfolgreiche Umsetzung
Beim Verfassen jeglicher Dokumente, die der Wissenssicherung, Weiter- und Übergabe dienen, empfiehlt es sich, auf verständliche Sprache zu achten und die Inhalte so zu vermitteln, dass sie für neue Personen nachvollziehbar sind. Bei der Darstellung der Inhalte ist nicht nur eine Visualisierung hilfreich, sondern ebenso eine Aufbereitung in übersichtlichen Checklisten oder Übergabebögen. Grundsätzlich gilt, dass neben einer barrierefreien Sprache und klarer Navigation der verwendeten Tools und Methoden neu implementierte Wege des Wissensmanagements am besten in kleinen Schritten eingeführt und vorher in einer Pilotphase getestet werden sollten, um dann Erfahrungen in die weitere Entwicklung einfließen zu lassen. Wichtig ist außerdem, genau zu klären, wer für die Verwaltung und Pflege von Daten, Tools oder Dokumenten verantwortlich ist.
Diese Inhalte wurden – in ausführlicherer Form – im Rahmen der Webinare „Wissensmanagement: Wissen sichern – Praktische Wege zur Wissensübergabe im Verein“ und „Wissensmanagement: Wissensschätze sichtbar machen – Digitale Tools und Methoden für die Praxis“ der Deutschen Stiftung für Engagement und Ehrenamt (DSEE) von Referentin Jana Larissa Nagusch bereitgestellt. Die DSEE bietet praxisnahe Bildungsangebote zur ehrenamtlichen Arbeit, zu denen sich kostenfrei angemeldet werden kann.
Carolina Ihlenfeld
14.01.2026
