Musterlösungen der Mitgliedschöre
Mitgliederverwaltung – ein Thema, das jeden Chor zwangsläufig betrifft und umtreibt. So unterschiedlich die Chöre in ihrer Größe, dem bevorzugten Repertoire und der Organisation aufgestellt sind, so vielfältig ist auch die Handhabe der VDKC-Chöre, mit der Mitgliederverwaltung umzugehen.
Im Rahmen des Projekts „Wissensbrücke Chorwelt – Vernetzen. Agieren. Teilen“, aus den Mitteln des Amateurmusikfonds finanziert, nimmt sich der VDKC diesem Thema an, um eine datensichere und niedrigschwellige Lösung zur Mitgliederverwaltung im Chor bereitstellen zu können, die keine Abhängigkeiten verursacht und möglichst kostenfrei funktioniert. Um die Erfahrungen und Expertise aus dem Netzwerk der Chöre bestmöglich in das Vorhaben einbinden zu können, gab es einen Aufruf, aktuelle Musterlösungen zur Mitgliederverwaltung einzureichen, dem zahlreiche Chöre nachgekommen sind.
Weit verbreitet bei den eingereichten Lösungen sind individuell gewachsene Excel-Listen. Neben den persönlichen Daten der Sänger*innen werden hier beispielsweise Ein- und Austrittsdaten erfasst zur Würdigung von Jubiläen, Förder- und Ehrenmitglieder gespeichert sowie mit Farbcodes und Verknüpfungen gearbeitet. Um den Dateiumfang nicht zu groß anwachsen zu lassen, werden Dateien mit Fotos gesondert gespeichert. Anwesenheitslisten für Proben werden zudem teilweise über Excel-Tabellen generiert. In Bezug auf Excel-Lösungen gibt es Bedarf an Optimierung, etwa wird die Möglichkeit der Verknüpfung mit Kontakten sowie die Option, Mitglieder auch einzelnen Projekten zuzuordnen, gewünscht.
Oft genannt wurde zudem die Nutzung von App-Lösungen zur gebündelten Mitglieder- und Terminverwaltung. Mehrfach wurde hier auf die Singste- sowie die Konzertmeister-App verwiesen. Als Vorteile wurden unter anderem eine faire Preisgestaltung sowie ein großes Angebot zur Einsparung von Aufwand erwähnt. Als weiterer Pluspunkt wurde eine einfache Übergabe bei Vorstandswechseln durch das flexible Setzen neuer Berechtigungen vorgebracht.
Neben diesen Lösungen verwenden Chöre andere kostenpflichtige Programme unterschiedlicher Anbieter mit verschiedenen Funktionen. Teilweise können über diese Anwendungen auch die Finanzen verwaltet werden. Genannt wurden folgende Anbieter: digistore24, MTH-Software, WISO Mein Verein, Bnote.info, VAB Schäfer, easyVerein, Vereinsplaner, ClubDesk, Sparkassen-Software (bei vorhandenem Konto), Klubraum.*
Chöre nutzen zudem Clouds mit verschiedenen Zugangsberechtigungen, Google Sheets sowie individuell programmierte Webanwendungen. Allgemein werden meist mehrere Anwendungen kombiniert zu unterschiedlichen Zwecken.
Ein wichtiges Thema bei der Mitgliederverwaltung, das auch in den Rückmeldungen der Chöre erwähnt wurde, ist der Datenschutz. Hier wurden die Vorteile der großen App- und Programmanbieter genannt: Personenbezogene Daten müssen nicht auf privaten Rechnern gespeichert werden, die Daten liegen im besten Fall auf deutschen Servern. Teilweise sind Chatfunktionen verfügbar, sodass auf Messenger mit unsicheren Datenschutzhintergründen verzichtet werden kann.
Unter Einbezug der vielfältigen Rückmeldungen arbeitet der VDKC nun an einer niedrigschwelligen und für alle Chöre nutzbaren Lösung zur Mitgliederverwaltung, die auf der Internetpräsenz des VDKC zugänglich gemacht wird.
Carolina Ihlenfeld
23.01.2026
*Die Auswahl der genannten Anbieter gibt die subjektive Meinung und Erfahrungen der Chöre wieder. Die Nennung der Anbieter ist mit keinerlei wirtschaftlichen Vorteilen für den VDKC verbunden.
