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Nützliche Tipps für Chöre rund um die Kassenprüfung

Foto: Kassenprüfung im Verein (VDKC)Eine Kassenprüfung im Verein ist nicht grundsätzlich vorgeschrieben: Es gibt im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) keine gesetzliche Verpflichtung dazu. Allerdings gewährleistet sie das Vertrauen der Mitglieder in ihren Vorstand. Die Kassenprüfung ist die Verwirklichung des Vier-Augen-Prinzips bei der Kassenführung.

Was ist bei den Festlegungen zur Kassenprüfung zu beachten?

Auch wenn die Kassenprüfung nicht gesetzlich vorgeschrieben ist, wird sie in der Regel in den meisten Vereinen durchgeführt. Sie stärkt das Vertrauen der Mitglieder und gibt den Funktionsträgern eine gewisse Sicherheit. Es ist daher empfehlenswert, wenn auch nicht erforderlich, in die Satzung Regelungen zur Kassenprüfung aufzunehmen.

Kassenprüfer kann jedes Vereinsmitglied werden, welches nicht bereits im Vorstand aktiv ist oder zu einem anderen kontrollierenden Organ des Vereins gehört. Das sollte ebenfalls in der Satzung des Vereins festgehalten sein. Hier bleibt es den Vereinen frei, wie viele Kassenprüfer sie einsetzen möchten und wie der Wahlturnus bzw. die Amtszeit ist. Der Kassenprüfer sollte jemand sein, der bewandert in Finanzen ist, ansonsten kann die Kassenprüfung inkorrekt werden und zu Streitigkeiten führen. Der Kassenprüfer haftet gegenüber dem Verein nur in absoluten Ausnahmefällen, nämlich dann, wenn er seinen Prüfauftrag grob fahrlässig erledigt, finanzielle Unregelmäßigkeiten verschleiert oder Geld unterschlägt (grobe Pflichtverletzung) und dem Verein dadurch Schaden zufügt.

Wann die Kassenprüfung von statten geht, bestimmt die Mitgliederversammlung je nach Situation. Aber auch regelmäßige Kassenprüfungen sind üblich. Wer an der Kassenprüfung teilnimmt, ist per Gesetz nicht geregelt. Nur in den seltensten Fällen wird darüber in der Vereinssatzung oder in einer Geschäftsordnung etwas dazu bestimmt. Es hat sich bisher immer bewährt, dass der verantwortliche Kassenwart, und/oder Buchhalter bei der Kassenprüfung anwesend ist.

Sieht die Satzung zwei Kassenprüfer bei der Versammlung vor, es ist jedoch nur einer vor Ort verfügbar, führt er die Kassenprüfung allein durch und die Mitgliederversammlung ist trotzdem gültig. Dazu informieren Sie die Mitglieder über die Umstände und lassen abstimmen, ob alle damit einverstanden sind, dass die Kassenprüfung dennoch anerkannt wird. Trotzdem sollten sowohl Kassenbericht als auch Kassenprüfbericht in schriftlicher Form vorliegen. Fehlen beide Kassenprüfer, kann die Kassenprüfung nicht stattfinden. Diese werden dann in der nächsten Mitgliederversammlung neu gewählt, da die Kassenprüfung als Organ der Mitglieder fungiert und in diesem Fall nicht gegeben war.

Wie funktioniert eine Kassenprüfung?

Auch ein Kassenprüfer hat viele verschiedene Aufgaben. Vereinfacht kann man sagen, dass er die finanziellen Tätigkeiten des Vorstands durch die Kassenprüfung revidiert. Bei der Kassenprüfung nimmt er Einsicht in alle finanziellen Dokumente des Vereins. Alle steuerlichen und rechtlichen Dokumente müssen vollständig sein. Bei seiner Arbeit muss er detailliert vorgehen.

Der Kassenprüfer überprüft die Kasse. Er kontrolliert z.B., ob alle Ausgaben und Einnahmen dem Haushaltsplan entsprechen und ob sie korrekt aufgeführt wurden. Die Bilanz muss mit dem Jahresabschluss übereinstimmen. Außerdem kontrolliert er, ob Mitgliedsbeiträge, Spenden und Rückerstattungen ordentlich gezahlt wurden. Sachspenden müssen gesondert kenntlich gemacht werden.

Eine andere Aufgabe des Kassenprüfers ist es, in der Buchhaltung nicht sichtbare „Nebenkassen“ zu vermeiden. Außerdem ist zu prüfen, ob alle Vermögenswertgegenstände korrekt in den Büchern aufgeführt sind.

In der Kassenprüfung wird kontrolliert, ob alle Belege vorhanden sind. In den Buchungen müssen sie korrekt aufgeführt sein. Überdies verifiziert der Kassenprüfer, ob der Verein alle Vereinsmittel zweckmäßig, satzungs- und ordnungsgemäß verwendet hat und ob das Rücklagenkonto noch im Sinne der Gemeinnützigkeit steht.

Zudem kontrolliert er, ob alle finanziellen Beschlüsse der Mitgliederversammlung durchgesetzt wurden. Des Weiteren kann der Prüfer kontrollieren, ob die Sicherheitsmaßnahmen ausreichen, um den Verein vor fremdem Zugriff auf die Vereinsfinanzen zu schützen.

Was sollte der Kassenprüfbericht enthalten?

  • Vereinsname und Prüfjahr
  • Namen der Kassenprüfer
  • Legitimierung durch Satzung und Wahl
  • Ort, Datum und Zeit der Kassenprüfung
  • Teilnehmende der Kassenprüfung
  • Form der Buchführung
  • Vorgelegene Unterlagen
  • Vorgehen bei der Prüfung der Unterlagen
  • Besonderheiten in den Vorgängen
  • Ergebnis der Kassenprüfung
  • Empfehlung der Kassenprüfer zur Entlastung oder Verbesserung

Wer entlastet wen?

Der Kassenprüfbericht ist Grundlage für die Entlastung des Vorstands und gegebenenfalls anderer Organe des Vereins. Elementare Pflicht der Kassenprüfer ist es, der Mitgliederversammlung jegliche Mängel und Unregelmäßigkeiten bei der Rechnungslegung oder Zahlungsabwicklung mitzuteilen. Gleichzeitig müssen sie alles unterlassen, was die Vereinsmitglieder schädigen könnte.

Die Kassenprüfer empfehlen, dem Vorstand die Entlastung zu erteilen, wenn sie zum Schluss gekommen sind, dass alles seine Richtigkeit hat.

Falls dies nicht der Fall ist, weil z.B.

  • keine ordnungsgemäße Kassenprüfung möglich war
  • Verwendung von Spenden unklar war
  • Erstattung von Reisekosten an Vorstandsmitglieder zu hoch war
  • Finanzierung eines bestimmten Vereinsprojekts nicht satzungsgemäß war
  • Beauftragung von Dienstleistern nicht rechtskonform war
  • Schadenersatzansprüche gegen Dritte nicht geltend gemacht wurden

können die Kassenprüfer auch empfehlen, dem Vorstand keine Entlastung zu erteilen.

Es kann jedoch auch vereinbart werden, dass die beanstandeten Punkte aus der Entlastung herausgenommen werden, um diese Nachzuarbeiten. Die Entlastung für diesen Teil kann dann bei der darauffolgenden Mitgliederversammlung erfolgen.

Quellen:

https://www.vereinswelt.de/kassenbericht-pruefbericht

https://deutsches-ehrenamt.de/vereinswissen/schatzmeister-kassenpruefer-wichtige-funktionaere/

Michael Weber
04.08.2021

 

 

 

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